PERSYARATAN PERSONEL ADMINISTRASI (X)

 

A.    PENGERTIAN PERSYARATAN PERSONEL ADMINISTRASI

 

Dalam menjalankan tugas – tugas dan pekerjaan disuatu organisasi atau perusahaan, tentunya diperlukan pihak – pihak yang dapat menangani tugas – tugas tersebut.

Istilah personel merupakan sebutan lain untuk menyebut pegawai atau staf organisasi perusahaan. Personel kantor dapat diartikan sebagai pegawai yang bekerja dilingkungan perusahaan atau perkantoran, baik kantor pemerintah maupun milik swasta dan mendapatkan imbalan berupa gaji atau tunjangan. Pada sebuah perusahaan, personel terbagi kedalam beberapa jenjang, misalnya jenjang manajerial, staff ahli, staf kantor/pegawai, dan administrasi.

Pada organisasi atau perusahaan, personel administrasi juga turut menjadi pemegang peranan penting. Personel administrasi adalah staff atau pegawai yang bertugas untuk menjalankan tugas – tugas administrasi di organisasi atau perusahaan. Selain menjalankan tugas – tugas administrasi, personel administrasi juga turut berperan dalam proses penetapan langkah dan kebijakan yang nantinya akan dijalankan di perusahaan yang bersangkutan.  

 

B.     PERSYARATAN PERSONEL ADMINISTRASI

 

Dalam proses rekrutmen pagawai, setiap kantor memiliki persyaratn tersendiri yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar. Setiap personel administrasi harus memenuhi persyaratan yang sesuai dengan bidang tugas pekerjaannya. Kepribadian yang baik dan kemampuan yang ahli dibidang administrasi merupakan hal yang diharapkan ada pada diri setiap personel administrasi. Selain kepribadian yang baik dan kemapuan yang ahli dibidang administrasi, personel administrasi umumnya harus memenuhi persyaratan – persyaratan berikut :

1.      Persyaratan pengetahuan

Untuk menjadi personel administrasi suatu organisasi atau perusahaan. Hal pertama yang diharapkan ada dalam diri calon personel adalah pengetahuan. Pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan umum yang diperoleh dari pendidikan formal dan nonformal serta pengetahuan terkait bidang pekerjaan yang nantinya akan menjadi tanggung jawab si calon personel. Bukti formal biasanya akan dilihat dari Izajah si calon personel yang dapat sesuai pendidikan terakhir (SMA atau SMK) dan tingkay  pendidikan tinggi (D3, S1, dan S3). Bukti pendidikan non formal, seperti sertifikat khusus dan pelatihan yang dapat dilampirkan sebagai bahan pertimbangan perusahaan. Bukti pendidikan terakhir merupakan tanda bagi perusahaan bahwa calon personel telah memiliki pengetahuan yang cukup serta siap penerima tugas dan pekerjaan dari perusahaan. Sementara terkait bidang pekerjaan yang nantinya akan menjadi tanggungjawab calon personel administrasi dapat diketahui melalui tahap wawancara atau pengalaman kerja calon personel.

2.      Persyaratan potensi

Potensi merupakan kemampuan yang menjadi kekuatan pribadi yang dimiliki oleh setiap individu. Potensi diri di dapat melalu bawaan lahir atau berdasarkan pengalaman dan pelajaran yang diterima seseorang dalam hidupnya. Potensi diri dibedakan menjadi dua yakni :

a.       Potensi fisik yaitu potensi berwujud kondisi fisik dan jasmani

1)      Penampilan fisik dan rupa wajah, misalnya wajah cantik dan tampan.

2)      Kualitas indra yakni kemampuan melihat, mendengar, meraba, dan mencium) yang tergolong baik atau sebaliknya.

3)      Daya tahan tubuh, misalnya tubuh yang sehat, segar, bugar, kuat dan kesehatan yang baik secara umum

b.      Potensi non fisik

Potensi fisik adalah kekuatan pribadi yang meliputi kecerdasan intelektual, kecerdasan emosional, kecerdasan sosial dan kecerdasan spriritual.

1)      Kecerdasan intelektual adalah kemampuan individu berpikir dan bertindak secara terarah, serta mengolah dan menguasai lingukungan secara efektif.

No	IQ	Klasifikasi
1	…. - 79	Rendah
3	80 -89	Dibawah rata - rata
4	90 – 109	Rata – rata
4	110 – 119	Di atas rata – rata
5	120 - 135	superior

 

2)      Kecerdasan emosional adalah kemampuan individu untuk mengenali emosi (perasaan) diri sendiri dan emosi orang lain. Ciri – ciri seseorang dengan kecerdasan emosional adalah sebagai berikut :

a)      Dapat memotivasi diri sendir dan orang lain

b)      Tidak mudah stress dan frustasi menghadapi masalah

c)      Dapat mengatur dan mengendalikan suasana hati

d)      Mudah bersimpati

3)      Kecerdasan spritual adalah kepekaan seseorang untuk melihat antara sesuatu yang baik dan yang buruk.  Ciri – cirinya :

a)      Pantang menyerah dan tidak mudah putus ada

b)      Bersifat optimis

c)      Memiliki sifat tenang

d)      Menganggap bahwa dirinya adalah milik Tuhan

e)      Selalu berserah diri dan berdoa

4)      Kecerdasan sosial

Kecerdasan intelektual dan kecerdasan emosional belum menjamin kesuksesan seseorang dalam bergaul dalam berinteraksi sosial.

a)      Mempunyai kepekaan social

b)      Mampu berkomunikasi dengan baik terhadap orang lain

c)      Mempunyai perasaan empati terhadap orang lain

d)      Mempunyai pengertian terhadap orang lain

3.      Persyaratan keterampilan

Menurut The liang Gie dalam buku Administrasi perkantoran Modern, seorang personel administrasi dinyatakan terampil bekerja apabila ia mampu melaksanakan tugas – tugas pelayanan yang mencakup enal pila kegiatan yang baik. Yakni :

a.       Menghimpun

Kegiatan mencari, mengusahakan, dan mengumpulkan semua data atau keterangan keterangan yang berhubungan dengan pekerjaan kantor. Data tersebut dihimpun berdasarkan tiga rentang waktu, yakni sejak data tersebut belum ada, ketika data tersebut sudah ada tetapi masih berserakan (belum terhimpun) serta data tersebut telah terhimpun dan siap digunakan.

b.      Mencatat

Kegiatan pencatatan data atau keterangan terkait pekerjaan secara manual dengan menggunakan alat tulis. Pada kegiatan ini, kemampuan dalam menghasilkan tulisan yang baik, mudah terbaca, serta merangkum inti materi dengan padat dan jelas sangat diperlukan.

c.       Mengolah

Kegiatan meliputi pengolahan data atau keterangan terkait pekerjaan yang ditangani dengan menggunakan peralatan tertentu. Contoh pengolahan dengan pengetikan surat.

d.      Menggandakan

Memperbanyak data atau keterangan terkait pekerjaan menggunakan peratalan tertentu sehingga mencapai jumlah yang diperlukan. Contohnya kegiatan menggandakan data menggunakan mesin foto copy

e.        mengirim

kegiatan menyampaikan data atau keterangan – keterangan menggunakan jasa kurir, pos, agen dll. Kegiatan ini adalah mengirimkan surat atau paket kepada kolega atau klien perusahaan.

f.        Menyimpan

Kegiatan meletakkan suatu data atau peralatan tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan kantor disuatu tempat tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan kantor. Contoh : menyimpan surat penting di folder dan laci khusus atau menyimpan benda berharga di brankas.

 

Selain keterampilan menagani pekerjaan, keterampilan lain yang diharapkan adalah keterampilan berpenampilan yakni berbusana, berekspresi :

·         Keterampilan berbicara, memilih kata, mengungkapkan pendapat

·         Bersikap wajar, tidak overacting dan feminim/maskulin

·         Ekspresi ramah dan menunjukkan persahabatan

·         Tidak bersungut- sungut atau komat – kamit saat berbicara

4.      Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang yang terwujud melalui sikap dan tingkah laku. Terdapat beberapa pembentuk kepribadian yakni faktor biologis, faktor budaya dan peradaban, faktor keluarga, faktor sosial dan lingkungan .  

Ciri khas kepribadian yang mudah dikenali biasanya mencakup :

• Cara berbicara dan berjalan
• Sikap badan pada saat duduk
• Cara berbusana
• Sifat bersih dan rapi
• Sifat yang berkaitan dengan menjaga Kesehatan diri
• Kemampuan dan keterampilan dalam bekerja
• Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat – syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personal administrasi

• Loyalitas
• Tekun dan rajin
• Kesabaran
• Kerapian
• Dapat menyimpan rahasia

 

sumber : Sri Endang, dkk. 2019. Administrasi umum SMK/MK Kelas X. Jakarta : Erlangga

Jika kamu merasa postingan ini bermanfaat, silahkan tinggalkan jejak dikolom komentar dan share ke teman - teman kamu. terimakasih